Forslag til plan for å ordne papirarkivet i Røyrvik  kommune – 2021 - 2026

Metode - Sammendrag

I dette notatet foreligger en kartlegging av papirarkiver i Røyrvik  kommune. Målet er å komme fram til en gjennomførbar plan for ordning og deponering for å kunne ta vare på papirarkivene på en sikker måte.

Tone Stakvik v/ IKA Trøndelag har kartlagt vårt arkivrom og iflg. rapporten er jobben med å ordne arkivet 17 månedsverk.

I januar 2023 kom veileder fra IKA Trøndelag «Morsmapper bevaring og kassasjon». Tar en avgjørelse på hva vi gjør med disse.

Arkivleder, tar en stor del av jobben for å ordne gamle og avsluttede arkiv,  særlig sakarkivene. For de aktive objektarkivene er det avdelingene  selv som har hovedansvaret med bistand fra arkivleder og må selv lage planer for gjennomføring.

Arkivmateriale eldre enn 25 kan deponeres hos IKA Trøndelag. For materiale yngre enn 25 år kan vi bortsette materiale hos IKA, men må da betale for innsyn. Ved deponering skal det utarbeides arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket. Listen skal godkjennes av IKA før deponering skjer.

For materiale som blir igjen på administrasjonsbygget i arkivrommet, skal arkivlister med opplysninger om arkivskaper, innhold, periode og løpenummer for det enkelte arkivstykket lages når materiale er ferdigryddet/ordnet.

Siden papirarkivene ikke har vært prioritert å rydde på mange år, er det et stort etterslep.

Røyrvik kommune er  i ferd med å innføre fullelektronisk arkiv for alle fagsystem og for sak-arkivsystemet.

Arkivleder har i samarbeid med økomisjef tatt stilling til:

· behov for rydding av papirarkiv. Hvor stor ressurs trengs?
· plan for rydding og deponering - 5 årsplan
· hva, når skal sendes / deponeres til IKA

Det er avdeling sitt eget ansvar å sørge for å rydde sine arkiver slik det skal gjøres etter forskriften (riksarkivarens forskrift § 6-2), samt instruks fra IKA Trøndelag. Dette gjelder spesielt de arkivene som er aktive; eiendom, personal, elevarkivene, barnehagemapper. Dette gjelder også for objekt arkivene ute i avdelingene.

Skole og barnehage; ikke aktive barnehagemapper og elevmapper, er ryddet og flyttet til arkivrommet på adm.bygget. Arkivleder skal ta en sjekk på disse å se at alt er som det skal og det vil bli deponert til IKA.

IKA Trøndelag har kartlagt vårt arkivrom slik:

Arkivrommet i kommunehuset har 205 uordnet hyllemeter

Listeføring

Bakgrunn for listeføring: Lag en plan for listeføring og ordning av både bortsette, eldre og avslutta papirarkiv.

Ved deponering skal det lages en oversikt over alle bokser, bøker etc. som skal følge med, dvs. alle arkivstykker.

For alle bortsettingsarkiv lages en tilsvarende oversikt, i digital form via Microsoft List. Én liste pr. arkivrom. En konvertering av lista til Excel utføres årlig, og arkiveres sammen med arkivplanen i sak-/arkivsystemet.

Kostnad

Ifølge rapport og kostnadsoverslag vi har fått av IKA Trøndelag har Røyrvik kommune ikke budsjett til å få gjennomført dette på 1 år. 

Arkivrom:

I Riksarkivarens forskrift kapittel 2 er kravene til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv beskrevet:
https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§1-1

Røyrvik kommune har et arkivrom i kjelleren på kommunehuset. 

Hvordan skaffe ressurser til å rydde?

Avdelingene har selv ansvar for å rydde i sine aktive arkiver. Den økonomiske situasjonen i kommunen tilsier at avdelingene må rydde innenfor sine budsjett.

Men; kommune har budsjett på kr 250000 for 2023 til å starte med å rydde, listeføre bortsatte eldre og avsluttede arkiv.

Plan for deponering:

- Må skifte ut alle arkivbokser da de ikke er etter kravene - innkjøp påbegynt

- Det blir utlyst et prosjekt over sommeren for oppstart med å rydde, listeføre bortsatte eldre og avsluttede arkiv.

- Satser på å deponere fortløpende.

Forberedelse til deponering:

· Servicekontoret tar kontakt med IKA-Trøndelag og avtaler deponering.
· Ryddet arkivmateriale skal skrives inn i en liste med løpenummer etter mal fra IKA-Trøndelag. Denne skal godkjennes av IKA-Trøndelag før forsendelse. Ansvar for dette er arkivleder.
· Materialet skal pakkes og kjøres til IKA-Trøndelag.
· Pakking og forsendelse må gjøres av avdelingen sammen med arkivleder.
· Link til regler for rydding av papirarkiv