Arkivorganisering i Røyrvik kommune fra 01.01.2014 - 31.05.2021

Røyrvik kommune har sentralisert saksarkiv for alle etater. All inngående post blir sortert ved postmottaket i sentraladministrasjon (STABEN)

Kommunen har sentrale arkivserier som;

møtebøker, saksarkiv, personalarkiv, eiendomsarkiv, regulerings-planarkiv

• Røyrvik kommune skal ha sentralt postmottak, med hovedtyngden av post i sentralt arkiv.
• Røyrvik kommune, alle etater skal bruke sak/arkivsystemet EDB-sak og arkiv til registrering av sakspost til saksbehandling.
• Etatene/avdelingene skal være arkivskapere for de spesialseriene som de har og føre postjournal for korrespondanse som blir arkivlagt i disse.

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv.

Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.

• For helsestasjon og skolehelsetjenesten er det helsesykepleier som har ansvar for arkivet. 
• For legekontoret er det helsesekretær som har ansvar for arkivet. 
• For sykeheimen er det avdelingssykepleier som har ansvaret for arkivet.
• For hjemmetjeneste, psykisk helse og rus enhet er det fagleder for denne tjenesten som har arkivansvaret
• Ved oppvekstsenteret er det enhetsleder som har ansvaret for elevarkivet og barnehagemapper.
• Eiendomsarkivet er det konsulent på Plan, drift og eiendom som har daglig ansvar for arkivet.

All post skal stiles til Røyrvik kommune, Røyrvikveien 5 og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.

Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i EDB-sak og arkiv.

Arkivorganisering i ESA fra 01.01.2014 - 31.05.2021

Arkivorganisering fra 01.01.2014

Kommunene i Indre Namdal, Grong Røyrvik, Lierne, Høylandet, Snåsa og Namsskogan har f.o.m. 01.01.2014 etablert

et felles elektronisk sak-/arkivsystem i felles database.

Formålet med samarbeidet om et felles sak-/arkivsystem er samhandling og kostnadseffektiv drift.

Kommunene bruker sak- og arkivsystemet ESA til saksbehandling og registering av saksdokumenter. Hver enkelt kommune er definert som egne

organer med en egen journalenhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen post

Fra 01.06.21 går vi fra ESA til Elements og egen base.

Skarpt skille! Kontor 2000 fra 2003-2014 og ESA 2014-2021, blir liggende som historiske baser, Historisk 1 og historisk 2, i Elements.

Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:

IKA Trøndelag iks fungerer som rådgivere angående arkivfaglige spørsmål og som depot for både papirarkiv og digitaltarkiv fra Røyrvik kommune. De behandler også eventuelle innsynsforespørsler fra oss eller andre aktører i deponert materiale fra oss.